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设备备件采购订单管理

  采购订单管理是指企业根据市场的计划企业的用料计划和实际能力以及相关的因素,所制定的切实可行的采购订单计划,并下达至订单部门执行,在执行的过程中要注意对订单进行跟踪,以使企业能从采购环境中购买到企业所需的商品,为生产部门和需求部门输送合格的原材料和配件。

采购订单的明细管理
采购订单的明细管理主要是通过对采购订单各项目的管理,使企业相关部门能够明确掌握商品订货的情况。当采购单位决定采购对象后,企业通常会寄发订购单给供应商,以作为双方将来交货、验收、付款的依据。订购单内容主要侧重于交易条件、交货日期、运输方式、单价、付款方式等。

采购订单的跟踪管理
订单跟踪是采购人员的重要职责,订单跟踪的目的有三个:促进合同正常执行、满足企业的商品需求、保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中,合同、需求、库存三者之间会产生矛盾,突出地表现为由于各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺货、库存难以控制。恰当地处理供应、需求、缓冲余量之间的关系是衡量采购人员能力的关键指标。订单操作者应按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认,并进行录入归档,开始办理付款手续。

采购付款、对账
订单执行后订单人员应按合同规定的支付条款对供应商进行付款,并进行跟踪。订单执行完毕的柔性条件之一是供应商收到本次订单的货款,如果供应商未收到付款,订单人员有责任督促付款人员按照流程规定加快操作,否则会影响企业信誉。 积极和供应商相互协调,建立起相互之间的业务衔接、作业规范的合作框架。